Badanie „Jakość komunikacji samorządów z obywatelami 2012” zostało przeprowadzone w okresie od października do listopada 2012 roku za pomocą ankiety skierowanej do wszystkich gmin w Polsce. Na pytania odpowiedziało 711 Jednostek Samorządu Terytorialnego. Celem badania było poznanie sposobów informowania o sytuacjach kryzysowych oraz sprawach związanych z życiem lokalnej społeczności. Autorem badania jest firma dotOne, która rozwija nowoczesny system powiadamiania WIEM.CO, dedykowany m.in. administracji samorządowej.

Syreny ostrzegają i upamiętniają

Z przeprowadzonych badań wynika, że w sytuacjach kryzysowych 97 proc. gmin stosowało jednocześnie kilka kanałów komunikacji. Najbardziej popularne wciąż pozostają syreny, które w nagłych sytuacjach zagrożenia podnosiły alarm w 62 proc. gmin, 55 proc zamieszczało ostrzeżenia na stronie internetowej, a w 40 proc o niebezpieczeństwie informowały służby funkcyjne. Respondenci deklarują, że z pomocą syren można w ciągu godziny dotrzeć do około 70% mieszkańców. Jednocześnie ich doświadczenia wskazują, że jest to mało czytelne medium przekazu. „Naszym zdaniem przeciętny mieszkaniec nie jest w stanie odróżnić sygnału alarmowego lotniczego, pożarowego, chemicznego czy też powodziowego.” – stwierdził przedstawiciel Urzędu Miasta w Gołdapi, biorący udział w badaniu.   Poza tym syreny są także coraz częściej wykorzystywane, by uczcić rocznice ważnych wydarzeń państwowych.

Tymczasem szybkie i skuteczne ostrzeganie to ważny element zarządzania kryzysowego, który może przyczynić się do zminimalizowania ewentualnych strat. Od precyzyjnego dostarczenia informacji często zależy bezpieczeństwo, zdrowie i życie ludzi oraz ich dobytku. Dodatkowo, jak twierdzą eksperci, sytuacje w których potrzebny jest sprawny system powiadamiania wcale nie są rzadkością. 

- Żyjemy dziś na szczęście w czasach pokoju i zmienił się też charakter zagrożeń. Syreny są reliktem minionych czasów, gdy nie było telefonów komórkowych i przekazywanie informacji było utrudnione. Dziś coraz częściej zagrożeniem stają się zjawiska atmosferyczne np. gwałtowne opady deszczu powodujące powodzie, burze, huragany, trąby powietrzne, grad, gołoledź. Niebezpieczeństwo może stwarzać także znaczne przekroczenie stężenia pyłów w powietrzu czy choćby wykrycie groźnych substancji w wodzie czy żywności. Jak więc widać liczba zagrożeń wcale nie zmniejszyła się. Stąd też wynika konieczność posiadania przez gminy sprawnego systemu powiadamiania mieszkańców– mówi Adam Piaśnik, Wójt Gminy Jerzmanowice-Przeginia i Szef Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego. Gmina posiada system powiadomień SMS, wykorzystywany zarówno do codziennej komunikacji z mieszkańcami, jak i na wypadek zaistnienia sytuacji zagrożenia.

Sprawdź stronę www zanim zgaśnie światło

Oprócz wysyłania komunikatów ostrzegawczych, gminy prowadzą komunikację bieżącą dotyczącą spraw codziennych, mających wpływ na życie społeczności. Strona internetowa to najbardziej powszechne medium, za pomocą którego urzędnicy informowali mieszkańców  o przerwach w dostawie mediów, remontach dróg, zmianach w lokalnym prawie lub zbliżających się wydarzeniach kulturalnych (81 proc. respondentów). Co druga zapytana gmina korzystała z tablicy ogłoszeń, jednocześnie uznając, iż ta metoda charakteryzuje się niskim wskaźnikiem szybkiego dotarcia. Urzędnicy przyznawali, iż mieszkańcy nie mają możliwości lub zwyczaju regularnego czytania tablic i z tego powodu informacje docierały do nich za późno. Rzadziej wykorzystywano tradycyjne media, takie jak prasa, plakaty, radio, czy telewizja.

Gmina przyśle SMS

Badanie pokazało, iż w gminach wciąż wyzwaniem jest dostosowanie narzędzi komunikacji do potrzeb tworzącego się społeczeństwa informacyjnego. Komunikacja za pomocą syren alarmowych, czy tablic ogłoszeń jest w dzisiejszych czasach nieskuteczna. Równocześnie wykorzystanie rynku nowych technologii przez samorządy ogranicza się głównie do prowadzenia strony internetowej. Z mobilnych systemów komunikacji dających możliwość przesyłania czytelnych treści w odpowiednim czasie korzystają tylko niektórzy. Obecnie w ok. 100 spośród 711 gmin (16 proc.) SMS-y pomagają we wczesnym ostrzeganiu ludności o zagrożeniu. Trochę mniej, bo 86 respondentów, używa powiadomień SMS jako kanału informacyjnego. Najwięcej, bo aż 28 gmin posiadających taki system znajduje się w województwie małopolskim. Najmniej, bo tylko 2 – w podlaskim.

Do mobilnych systemów komunikacji gminy wciąż podchodzą nieufnie. Z drugiej strony, telefon komórkowy posiada dziś aż 88 proc. Polaków. Fakt, iż większość ludzi nie rozstaje się ze swoją komórką na krok, czyni ją właściwie jedynym powszechnym medium, które, w razie nagłej potrzeby, może zapewnić natychmiastowy i bezpośredni kontakt z daną osobą lub grupą osób. Pracownik urzędu, chcąc poinformować o danym zdarzeniu, wysyła komunikat do osób zarejestrowanych w systemie za pośrednictwem kilku kliknięć w komputerze.

Dlaczego zaledwie 2 proc. gmin zdecydowało się w latach 2011-2012 na przetestowanie takich narzędzi teleinformatycznych? W odpowiedziach przeważały obawy dotyczące kosztów takich ulepszeń. Respondenci wskazywali również na istniejące bariery technologiczne i organizacyjne. Jednak można usprawnić obieg informacji bez ponoszenia dużych nakładów czasowych i finansowych. Gminy już dziś mają możliwość uruchomienia nowoczesnego systemu powiadamiania w kilka minut, bez konieczności inwestycji w sprzęt, bez instalacji i długoterminowych zobowiązań. - Świadomi faktu, że taki nakład początkowy stanowi barierę nie do przeskoczenia dla jednostki samorządowej, oferujemy zerowe koszty wdrożenia systemu powiadomień WIEM.CO. Zrezygnowaliśmy również z rozliczenia w postaci stałego abonamentu miesięcznego – taki model jest coraz mniej popularny. Samorządy płacą więc tylko za faktycznie wysyłane wiadomości. – mówi Michał Chochół, prezes zarządu firmy dotOne.