Nowe przepisy, które są konsekwencją przystosowania do wymogów określonych w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO) zakładają wprowadzenie w pomieszczeniach przeznaczonych dla związków zawodowych całkowitego zakazu stosowania monitoringu wizyjnego oraz konieczność uzyskania zgody pracowników na założenie kamer w pomieszczeniach sanitarnych, stołówkach, szatniach i palarniach*. Zmiany te wpłyną na ilość monitoringu w firmach, ale także w szkołach.

Zdaniem mec. Marcina Jana Wachowskiego, eksperta jednej z pierwszych w Polsce kancelarii prawnych specjalizujących się w problematyce cyberbezpieczeństwa, taka zmiana jest dobra, przede wszystkim dlatego, że obecnie zdarzają się przypadki nadużywania monitoringu przez pracodawców.

– Monitoring to narzędzie, które mocno ingeruje w sferę prywatności, dlatego dobrze, żeby kwestie z nim związane były odpowiednio uregulowane prawnie. Trzeba wiedzieć, że stosowanie go jest dopuszczalne w ściśle określonych sytuacjach związanych z bezpieczeństwem pracowników lub ochroną mienia firmy – mówi Wachowski. – Dziś zdarza się niestety, że pracodawcy nadużywają, szczególnie tego drugiego uzasadnienia i stosują monitoring w sytuacjach, gdzie bezpieczeństwo niekoniecznie przeważa nad prawami osób, które są monitorowane – dodaje ekspert.

Dalej z kamerami

Przykładowo, jeśli przeznaczeniem danego pomieszczenia jest ewidentnie wypoczynek, pracodawca przed zamontowaniem tam kamer powinien uzyskać zgodę i ustalić szczegóły z przedstawicielami związku zawodowego lub pracownikami. Powinien też oznaczyć (np. za pomocą naklejek), że pomieszczenie jest monitorowane i poinformować o tym osoby, które z tych pomieszczeń korzystają. 

Przedstawiciele związków zawodowych uważają, że wprowadzenie proponowanych ograniczeń w stosowaniu monitoringu jest nie tylko konieczne, ale wręcz powinno iść jeszcze dalej. 

– W polskim prawodawstwie brakowało uregulowania kwestii monitoringu wizyjnego, dlatego kategoryczny zakaz montowania kamer w pomieszczeniach związkowych to bardzo dobry ruch. Nie powinno ich też być w miejscach socjalnych, jak stołówka, szatnia czy łazienka –mówi Marek Błaszczyk, Przewodniczący RadyOPZZ Województwa Łódzkiego. – Naszym zdaniem bardzo problematyczny jest też zbyt osobisty monitoring samych stanowisk pracy. Pracodawcy często po prostu przesadzają z chęcią kontroli pracowników i kierują kamery bezpośrednio na nich. Można to zrozumieć w przypadku kasjerów w bankach czy sprzedawców, którzy mają bezpośredni kontakt z pieniędzmi, ale dla pracownika linii produkcyjnej czy dyspozytora tego typu zabieg jest dodatkowym czynnikiem stresu w pracy –mówi Błaszczyk. Dodaje, że monitoringowi – jeśli jest uzasadniony - powinien obejmować z pewnej odległości całe stanowisko pracy, a nie pracującą na nim osobę. 

– Mieliśmy już przypadek, że ktoś uznał za śmieszne i wrzucił do sieci video z pracownikiem, który w czasie pracy na dyżurze smarkał, drapał się i przeciągał. Kamera była na tyle blisko, że ewidentnie naruszała kwestie związane z ochroną danych osobowych – mówi związkowiec.

Krzysztof Stradomski inspektor ochrony danych osobowychZwiązku Nauczycielstwa Polskiego takżeuważa, żenowe przepisy są potrzebne, bo „ucywilizują” monitoring. 

– W tej chwili w lokalach związkowych, użytkowanych przez ZNP nie ma monitoringu, bo nigdy się na to nie zgadzaliśmy. Problem stanowi natomiast monitoring przed tymi lokalami, ponieważ doskonale z niego widać koto wchodzi i kto wychodzi z budynku, a to przecież też narusza wrażliwe dane osobowe, bo wskazuje kto przebywa w lokalu związkowym, a więc i kto jest działaczem związku – mówi Stradomski. – Dlatego będziemy domagać się zakazu monitorowania także terenu wokół lokalu związkowego. Naszym zdaniem tylko wtedy nowy przepis będzie mieć jakieś realne znaczenie.

Dodaje, że pozostałe kwestie związane z monitoringiem szkół reguluje Ustawa Prawo oświatowe, w której już w maju 2018 implementowano RODO. Zgodnie z tymi regulacjami dyrektor uzgadnia je z organem prowadzącym i po przeprowadzeniu konsultacji z radą rodziców, radą pedagogiczną i samorządem uczniowskim może wprowadzić monitoring wizyjny. Ustawa ta daje gwarancję nienadużywania rejestracji obrazu, ponieważ wskazuje wyraźnie, że monitoring nie powinien stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników szkoły.

Możesz zażądać usunięcia nagrania

Mec. Wachowski podkreśla, że monitoring to obszar integralnie związany z kwestiami ochrony danych osobowych. Jeśli mamy z nim do czynienia w miejscu pracy, pracodawca powinien wyraźnie poinformować ich, że dane miejsce jest monitorowane i z jakiego powodu. 

– Mówiąc najkrócej monitoring to gromadzenie danych osobowych, a więc mają tu zastosowanie wszystkie przepisy z tym związane.Na przykład wielu pracowników nie wie, że ma pełne prawo dostępu do nagrań. Każdy z nas ma prawo do przeglądania takich nagrań i może żądać usunięcia nagrania. Zgodnie z prawem nagrania nie powinny też być przechowywane dłużej niż trzydzieści dni – mówi mec. Wachowski. 

W Polsce często monitoringiem zajmują się firmy zewnętrzne, które muszą mieć zawarte odpowiednie umowy „o przetwarzaniu danych”. Firmy te powinny wiedzieć jak reagować na tego typu wnioski i jak prawidłowo przetwarzać dane. Wszelkie nieprawidłowości mogą skutkować karami (RODO wprowadza kary nawet do wysokości 20 mln. euro). Dlatego też firmy monitorujące mogą się spodziewać kontroli Urzędu ochrony danych osobowych. 

– Możemy się spodziewać, że urząd będzie raczej dawał wytyczne i nakazy, a dopiero potem, w przypadku ich nierespektowania – kary– mówi mec. Wachowski. O tym, że nie jest to tylko teoria świadczy precedens, który wydarzył się niedawno w Portugalii. Centrum Szpitalne Barreiro-Montijo zostało ukarane karą 400 tysięcy euro za to, że w wyniku zaniedbania doszło do przyznania dostępu do danych medycznych wielu osobom, które nie powinny takiego dostępu posiadać. 

Eksperci podkreślają, że kontrole będą zwracać szczególną uwagę na kwestie dotyczące danych wrażliwych, czyli takich, których co do zasady nie wolno przetwarzać, a są to dane związane ze zdrowiem, orientacją seksualną, wyznaniem, poglądami politycznymi – w tym o uzwiązkowieniu.